Condica de prezență este unul dintre documentele care se solicită angajatorilor de către inspectorii ITM în cazul unui control având ca tematică relațiile de muncă.
Obligația angajatorului de a ține la locul de muncă o condică de prezență care să evidențieze orele de muncă prestate de către salariați în fiecare zi, a apărut din august 2017.
Conform prevederilor articolului 119 din Codul Muncii republicat, “angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru și de a supune controlului inspecției muncii această evidență ori de câte ori este solicitat.”
Cum se păstrează evidența orelor de lucru?
Paragraful de mai sus, extras din Codul Muncii nu oferă prea multe detalii angajatorului despre modul în care trebuie să păstreze evidența orelor de lucru.
Ceea ce știm sigur este că această condică de prezență trebuie să curprindă:
– numele salariatului
– ora de începere a programului de lucru
– ora de sfârșit a programului de lucru.
În legislație nu se prevede faptul că fișa de prezență trebuie păstrată în format fizic sau electronic sau că ea trebuie să fie semnată de către salariați. De asemenea, lipsește specificația cu privire la durata de arhivare a condicii de prezență de către angajator. Indicat ar fi să le păstrați cât mai mult timp cu putință, deoarece constituie o evidență clară a intervalului orar lucrat zilnic de către angajați.
În cazul în care angajatorul deține mai multe puncte de lucru, condica de prezență se va păstra la sediul fiecărui loc de muncă.
De ce este necesară condica de prezență?
- Este un document solicitat de către inspectorii ITM în eventualitatea unui control. Lipsa acestui document reprezintă un motiv pentru care angajatorii pot primi amenzi de până la 3000 de lei.
- Pe baza condicii de prezență se întocmesc statele de plată ale salariaților în fiecare lună.
- Scopul existenței condicii de prezență este evidențierea timpului real de lucru efectuat de fiecare salariat în parte.
- Angajatorul poate urmări în amănunt dacă salariații își respectă programul de lucru sau nu.
- Poate constitui o probă pentru angajator în cazul unui proces intentat de către un salariat.
Cum ar trebui întocmită condica de prezență?
Fie că alegeți să achiziționați un formular predefinit pentru a păstra evidența orelor de muncă efectuate de salariați sau îl întocmiți voi, important este ca acesta să fie completat zilnic de către angajați.
Specialiștii Sentio Solutions te pot ajuta să ții corect evidența orelor de muncă prestate de către angajați. Contactează-ne pentru mai multe detalii.